Huishoudelijk Reglement NVTHC (Concept)

De Nederlandse Vereniging Thailand afdeling Hua Hin- Cha-am afgekort de NVTHC.
De NVTHC is een vereniging zonder winstoogmerk en heeft als doelstellingen:
I. Het samenwerken aan verbondenheid- en verhoging van het leefgeluk van Nederlanders, Nederlandstaligen en hun naasten in Hua Hin en omgeving.
II. Het stimuleren van culturele, sportieve, recreatieve en zakelijke activiteiten door en voor de leden.
III. Het verlenen van enige financiële hulp aan Thaise culturele en liefdadigheidsinstellingen

1.Het Bestuur
Het dagelijks bestuur bestaat uit tenminste een voorzitter, secretaris en penningmeester en kan door het bestuur worden uitgebreid met extra bestuursleden.

A. De activiteiten van het bestuur dienen in overeenstemming te zijn met de doelstellingen van de NVTHC. Het bestuur behartigt en beschermt de belangen van de vereniging. Het bestuur coördineert en stimuleert de activiteiten van de diverse commissies. Het bestuur volgt het reglement en daar waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur conform de doelstellingen van de NVTHC. Er bestaat geen financiële compensatie voor de bestuursactiviteiten.

Taakverdeling binnen het bestuur
B. De voorzitter waakt over de doelstellingen van de vereniging. -De voorzitter geeft leiding aan het bestuur en zit de vergaderingen van leden en bestuur voor. -Hij/zij vertegenwoordigt het bestuur van de NVTHC. -In zijn/haar afwezigheid neem de vicevoorzitter of zo nodig een ander lid van het bestuur de taak van de voorzitter over.

C. De secretaris is verantwoordelijk voor de algemene interne- en externe communicatie (bv. post, e-mail, website). De secretaris notuleert de bestuurs- en ledenvergaderingen en houdt het e-mail adressen- bestand en het archief bij.

D. De penningmeester is belast met het financiële beheer van de NVTHC. Hij/zij beoordeelt ingekomen rekeningen en zorgt voor betaling, verzorgt een adequate boekhouding over de vermogens- en kasposities van de NVTHC en rapporteert aan het bestuur in iedere bestuursvergadering over de financiële gang van zaken. Jaarlijks maakt de penningmeester een financieel verslag over het voorgaande boekjaar en geeft de kascommissie uitgebreid uitleg en inzicht over alle relevante financiële zaken. Hij/zij presenteert het financieel verslag over het afgelopen verenigingsjaar aan de Algemene Ledenvergadering alsmede de begroting voor het komende verenigingsjaar. Indien afwezig neemt een ander lid van het bestuur de taak van de penningmeester over met uitzondering voor de autorisatie van enige betaling hetgeen is voorbehouden aan de voorzitter of de vicevoorzitter en waarvan een van hen tevens tekeningsbevoegd is voor bankbetalingen.

E. Het bestuurslid Evenementen organiseert activiteiten/evenementen door het bestuur geïnitieerd,waarvoor geen specifieke commissie bestaat. Onderhoudt contacten met agentschappen voor het contracteren van artiesten en stuurt activiteitencommissies aan.
De overige bestuursleden assisteren in allerhande activiteiten van de NVTHC, promoten de vorming van commissies en nemen daarin zo nodig het voortouw.

F. Het bestuur vergadert tenminste eenmaal in de twee maanden.

G. Voor het nemen van enig besluit is de aanwezigheid van een meerderheid van het totaal aantal bestuursleden nodig.

H. Het bestuur legt verantwoording af aan de leden in de Algemene (ALV) of Buitengewoon Algemene Ledenvergadering. (BALV).

I. Gedurende het jaar kan het bestuur een gewoon lid vragen tijdelijk in het bestuur plaats te nemen tot aan de ALV.
1. Het bestuur zal formeel worden verkozen tijdens de ALV voor een periode van 12 maanden.
2. Bestuursleden kunnen zich elk jaar herkiesbaar stellen, met een maximum van 4 keer.
3. Doelstelling is dat jaarlijks minimaal één bestaand bestuurslid vervangen zal worden door een nieuw bestuurslid.
4. Kandidaatstelling is definitief 10 dagen voor de ALV en door het bestuur worden de namen van de kandidaat-bestuursleden bekend gemaakt via de website.
5. Ieder lid kan zich kandidaat stellen nadat op de website of per mail om kandidaatstelling is verzocht, minimaal 6 weken voor de AVL.

2. Lidmaatschap
A. Lid is iedereen vanaf 18 jaar die zich heeft aangemeld via mail of website én zijn jaarlijkse contributie heeft betaald. Voor nieuwe leden geldt dat betaling na 1 september tevens betaling voor het hele jaar daaropvolgend is. Bij het niet tijdig voldoen van de jaarlijkse contributie vervalt het recht op deelname aan evenementen. Toegang tot borrelavonden uitsluitend tegen tarief voor niet-leden. Na betaling van de contributienota worden deze restricties opgeheven.
Het contributie-, financiële boek-, sponsor- en verenigingsjaar loopt gelijk met het Nederlandse kalenderjaar.

B. Er zijn twee categorieën leden: Gewone leden en leden van verdienste.
1. Gewoon lid van de vereniging kunnen zijn/worden alle Nederlanders, Nederlands sprekenden en hun naasten en anderstaligen die de Nederlandse cultuur een warm hart toe- en uitdragen en woonachtig zijn in Huahin/Cha-am en omgeving of hier tijdelijk (min 2 maanden) verblijven. Kinderen tot 18 jaar vallen onder het familie lidmaatschap van hun ouder(s). Een vast lid, dus niet hier tijdelijk verblijvende leden, kan zich kandidaat stellen voor een bestuursfunctie.
2. Lid van verdienste kan iemand worden die zich bijzonder verdienstelijk heeft gemaakt. Zij worden door het bestuur, of op schriftelijk bij het bestuur ingediend verzoek van minimaal 40 vaste leden, voorgedragen op de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering.

C. Introducee: iemand die, zelf geen lid zijnde, op uitnodiging van een lid een NVTHC-evenement wil bijwonen.

D. Commissie: Een onderafdeling bestaande uit gewone leden die een bepaalde activiteit organiseert.

E. Kascommissie: Bestaat uit 2 gewone leden met als taak de boekhouding van de penningmeester te controleren en zich uit te spreken over het gevoerde financieel beheer.

3. Einde van het lidmaatschap
A. Het lidmaatschap eindigt automatisch door overlijden, door opzegging of op 1 april van het lopende jaar door niet (tijdige) betaling van de contributie.

B. De voorzitter of diens plaatsvervanger is bevoegd een lid te royeren of een verzoek om als lid te worden ingeschreven te weigeren indien daartoe naar zijn/haar oordeel gegronde redenen bestaan die het voortbestaan van de vereniging hoe dan ook in gevaar brengt dan wel een andere beschadiging of diskrediet voor de vereniging tot gevolg kan hebben;

C. Betrokkene kan het voltallige bestuur verzoeken gehoord te worden. Betrokkene heeft daarvoor een termijn van 2 weken, ingaande op de dag dat betrokkene het bericht is gemaild over het royement c.q. weigering tot inschrijving. Na dit wederhoor besluit het bestuur of de weigering c.q. royement, gehandhaafd blijft of wordt ingetrokken;

D. Betrokkene wordt per e-mail geïnformeerd over de gronden voor de afwijzing of royement;

E. Laat het betreffende (aspirant) lid de termijn verlopen, dan is de weigering, c.q. royement definitief.

4. Webmaster
Beheert de technische opzet van de website van de NVTHC en alles wat daarmee samenhangt.

5. Sponsor
Een persoon of organisatie die financieel bijdraagt aan de activiteiten van de NVTHC en daarvoor publieke erkenning verwacht in de vorm van een naamsvermelding en/of advertentie tijdens grote evenementen.

6. de ALV
A. Jaarlijks dient een ALV gehouden te worden binnen 2 maanden na afloop van het verenigingsjaar. Het bestuur legt dan verantwoording af aan de leden.

B. Een ALV is bevoegd tot het nemen van enig besluit, als de convocatie alsmede de agenda tenminste 10 dagen voor ALV op de website of per e-mail aan de leden is bekend gemaakt.
De agenda van de ALV dient tenminste de navolgende punten te bevatten:
1. Goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering
2. Verslag van de voorzitter over het voorgaande verenigingsjaar
3. Mondelinge presentatie van het financieel verslag over het voorgaande boekjaar.
4. Verslag van de kascommissie
5. Goedkeuring van het financieel verslag over het voorgaande verenigingsjaar.
6. Benoeming van een nieuwe kascommissie
7. Verkiezing bestuursleden
8. Aanpassing contributie
9. Presentatie en vaststelling van de begroting
10. Rondvraag

C. De agenda van de bestuursvergadering volgt de punten genoemd in de notulen van de vorige vergadering. Na behandeling van een agendapunt wordt het betreffende punt in voorgaande notulen automatisch goedgekeurd tenzij hiertegen bezwaar wordt gemaakt, in dat geval wordt het te corrigeren deel in de lopende vergadering genotuleerd.

D. Notulen van bestuursvergaderingen dienen zo spoedig mogelijk maar niet later dan 4 weken na afloop van de vergadering openbaar gemaakt te worden op de website van de vereniging.

E. Tenzij de ALV besluit dat een stemming schriftelijk dient plaats te vinden worden alle stemmingen gedaan via handopsteking door de aanwezige leden op de AVL. Een besluit wordt geacht genomen te zijn bij een handopsteking door de meerderheid van de aanwezige leden. Bij staking van stemmen besluit het bestuur.

7. De BALV
Een BALV kan gehouden worden:
a. Indien daarvoor volgens het bestuur een bijzondere reden is;
b. Indien daarvoor door tenminste 20 leden wegens een bijzondere reden schriftelijk een verzoek is ingediend bij het bestuur.

A. Een BALV is bevoegd tot het nemen van enig besluit, als de convocatie alsmede de agenda tenminste 10 dagen voor BALV op de website of per e-mail aan de leden is bekend gemaakt.

B. Tenzij de BALV besluit dat een stemming schriftelijk dient plaats te vinden worden alle stemmingen gedaan via handopsteking. Een besluit wordt geacht genomen te zijn bij een handopsteking door de meerderheid van de aanwezige leden. Bij staking van stemmen besluit de voorzitter.

8. Commissies
A. Het bestuur stimuleert en coördineert de organisatie van commissies aan het begin en gedurende het lopende verenigingsjaar. Commissies kunnen er zijn er in vele vormen; commissie voor culturele evenementen, dagactiviteiten, tennis/golf weekend, sinterklaasviering, kerstviering, nieuwjaarsfeest, voetbal, autorally, oranjebal, kinderpaasfeest enz.

B. Commissies hebben een vertegenwoordiger/woordvoerder maar zijn verder autonoom in het opzetten van een structuur en uitvoering van een activiteit binnen de doelstellingen van de NVTHC.

C. Commissies vragen een budget aan bij de penningmeester. De penningmeester kent het budget toe na overleg met het bestuur en op basis van het voor de betreffende activiteit gereserveerde deel in het totale budget.

D. Na afloop van een activiteit rekent de commissie af met de penningmeester middels een staatje van inkomsten en uitgaven en overhandigt alle bewijsstukken. De penningmeester rapporteert hierover in de eerstvolgende bestuursvergadering.

9. Evenementen
Entreegeld bij evenementen.

A. Ieder lid, inclusief de Bijzondere Categorie Leden, betalen een gelijk bedrag voor entreegelden bij evenementen.

B. Een persoon die geen lid van de NVTHC is kan, als introducee, worden toegestaan aan een evenement van de NVTHC deel te nemen tegen de prijs voor niet-leden.

10. Huishoudelijk reglement
Tot het aanbrengen van wijzigingen en/of aanvullingen op dit reglement is uitsluitend het bestuur bevoegd. Dit na afstemming en overleg met de leden.

11. Aansprakelijkheid
Tijdens door de NVTHC georganiseerde activiteiten is de NVTHC niet, haar bestuurders noch de commissieleden, aansprakelijk voor welke geleden schade, c.q. gevolg schade, dan ook ontstaan door ongeval of diefstal van goederen. Ook voor (gevolg)schade aan derden kan de NVTHC niet, haar bestuurders noch de commissieleden, aansprakelijk worden gesteld.

Nota Bene
Er bestaan geen statuten want de NVTHC is geen formele rechtspersoon. Dat betekent afwezigheid van statuten die normaal het kader vormen voor een huishoudelijk reglement. Onze vereniging heeft dus uitsluitend het onderhavige aangepaste huishoudelijke reglement’ dat als leidraad dient en in januari 2024 opnieuw zal worden vastgesteld. Tot die tijd geldt het ‘oude’ reglement dat op verzoek beschikbaar is. 

Februari 2023.