NVTHC-Geschäftsordnung (Entwurf)

Der niederländische Verband Thailand-Abteilung Hua Hin-Cha-am wird als NVTHC abgekürzt.
Der NVTHC ist ein gemeinnütziger Verein und seine Ziele sind:
ICH. Gemeinsam daran arbeiten, Solidarität zu schaffen und die Lebensqualität der Niederländer, niederländischsprachigen Menschen und ihrer Angehörigen in Hua Hin und Umgebung zu verbessern.
II. Anregende kulturelle, sportliche, Freizeit- und Geschäftsaktivitäten von und für die Mitglieder.
III. Bereitstellung finanzieller Unterstützung für thailändische Kultur- und Wohltätigkeitseinrichtungen

1.Der Vorstand
Der Vorstand besteht mindestens aus einem Vorsitzenden, einem Schriftführer und einem Schatzmeister und kann durch den Vorstand durch weitere Vorstandsmitglieder erweitert werden.

A. Die Aktivitäten des Vorstands müssen im Einklang mit den Zielen des NVTHC stehen. Der Vorstand vertritt und wahrt die Interessen des Vereins. Der Vorstand koordiniert und fördert die Aktivitäten der verschiedenen Ausschüsse. Der Vorstand befolgt die Vorschriften und wo diese Vorschriften nichts vorsehen, entscheidet der Vorstand im Einklang mit den Zielen des NVTHC. Es gibt keine finanzielle Vergütung für die Vorstandstätigkeit.

Aufgabenteilung innerhalb des Vorstandes
B. Der Vorsitzende überwacht die Ziele des Vereins. -Der Vorsitzende leitet den Vorstand und leitet die Mitglieder- und Vorstandssitzungen. -Er/sie vertritt den Vorstand des NVTHC. - In seiner Abwesenheit übernimmt der stellvertretende Vorsitzende oder bei Bedarf ein anderes Vorstandsmitglied die Aufgabe des Vorsitzenden.

C. Der Schriftführer ist für die allgemeine interne und externe Kommunikation (z. B. Post, E-Mail, Website) verantwortlich. Der Sekretär führt Protokolle über Vorstands- und Mitgliederversammlungen und verwaltet die Datei und das Archiv der E-Mail-Adressen.

D. Der Schatzmeister ist für die Finanzverwaltung des NVTHC verantwortlich. Er/sie beurteilt eingehende Rechnungen und stellt die Zahlung sicher, sorgt für eine angemessene Bilanzierung der Vermögens- und Kassenpositionen des NVTHC und berichtet dem Vorstand bei jeder Vorstandssitzung über die Finanzlage. Der Schatzmeister erstellt jedes Jahr einen Finanzbericht für das vorangegangene Geschäftsjahr und gibt dem Prüfungsausschuss ausführliche Erläuterungen und Einblick in alle relevanten Finanzangelegenheiten. Er/sie legt der Mitgliederversammlung den Finanzbericht für das abgelaufene Vereinsjahr sowie das Budget für das kommende Vereinsjahr vor. Bei Abwesenheit übernimmt ein anderes Vorstandsmitglied die Aufgaben des Schatzmeisters, mit Ausnahme der Genehmigung etwaiger Zahlungen, die dem Vorsitzenden oder dem stellvertretenden Vorsitzenden vorbehalten ist und einer von ihnen auch für Bankzahlungen zeichnungsberechtigt ist.

E. Das Vorstandsmitglied „Veranstaltungen“ organisiert vom Vorstand initiierte Aktivitäten/Veranstaltungen, für die es keinen eigenen Ausschuss gibt. Pflegt Kontakte zu Agenturen für die Beauftragung von Künstlern und leitet Aktivitätskomitees.
Die anderen Vorstandsmitglieder unterstützen bei allen Aktivitäten des NVTHC, fördern die Bildung von Ausschüssen und übernehmen bei Bedarf die Führung.

F. Der Vorstand trifft sich mindestens alle zwei Monate.

G. Zur Beschlussfassung ist die Anwesenheit der Mehrheit der Gesamtzahl der Vorstandsmitglieder erforderlich.

H. Der Vorstand ist gegenüber den Mitgliedern in der Hauptversammlung (Hauptversammlung) oder der außerordentlichen Mitgliederversammlung rechenschaftspflichtig. (BALV).

ICH. Unterjährig kann der Vorstand ein ordentliches Mitglied bitten, vorübergehend bis zur Hauptversammlung einen Sitz im Vorstand einzunehmen.
1. Der Vorstand wird während der Jahreshauptversammlung formell für einen Zeitraum von 12 Monaten gewählt.
2. Vorstandsmitglieder können sich jedes Jahr, höchstens jedoch viermal, zur Wiederwahl stellen.
3. Ziel ist es, dass jedes Jahr mindestens ein bestehendes Vorstandsmitglied durch ein neues Vorstandsmitglied ersetzt wird.
4. Nominierungen sind 10 Tage vor der Jahreshauptversammlung endgültig und der Vorstand gibt die Namen der Kandidaten für Vorstandsmitglieder auf der Website bekannt.
5. Jedes Mitglied kann sich selbst nominieren, nachdem auf der Website oder per E-Mail mindestens 6 Wochen vor der AVL eine Nominierungsanfrage gestellt wurde.

2. Mitgliedschaft
A. Mitglied ist jeder ab 18 Jahren, der sich per E-Mail oder über die Website registriert und seinen Jahresbeitrag entrichtet hat. Bei Neumitgliedern gilt die Zahlung nach dem 1. September auch als Zahlung für das gesamte Folgejahr. Bei nicht rechtzeitiger Zahlung des Jahresbeitrags erlischt der Anspruch auf Teilnahme an Veranstaltungen. Zutritt zu Getränkeabenden nur zum Preis für Nichtmitglieder. Diese Beschränkungen werden nach Bezahlung der Beitragsrechnung aufgehoben.
Das Beitrags-, Finanzbuch-, Sponsoring- und Vereinsjahr stimmt mit dem niederländischen Kalenderjahr überein.

B. Es gibt zwei Kategorien von Mitgliedern: Ordentliche Mitglieder und Verdienstmitglieder.
1. Alle Niederländer, Niederländischsprachige und ihre Angehörigen sowie Nicht-Muttersprachler, die die niederländische Kultur unterstützen und fördern und in Huahin/Cha-am und Umgebung leben oder vorübergehend (mindestens 2 Monate) hier leben, können sein oder werden ordentliche Mitglieder des Vereins. ) bleiben. Kinder bis zum 18. Lebensjahr unterliegen der Familienzugehörigkeit ihrer Eltern. Ein ständiges Mitglied, also Mitglieder, die nicht vorübergehend hier ansässig sind, können sich für einen Vorstandsposten vorschlagen.
2. Ein Verdienstmitglied kann jemand werden, der sich besonders verdient gemacht hat. Sie werden vom Vorstand oder auf schriftlichen Antrag von mindestens 40 ständigen Mitgliedern bei der jährlichen Mitgliederversammlung nominiert.

C. Eingeladener: jemand, der selbst kein Mitglied ist und auf Einladung eines Mitglieds an einer NVTHC-Veranstaltung teilnehmen möchte.

D. Ausschuss: Eine aus ordentlichen Mitgliedern bestehende Untergruppe, die eine bestimmte Aktivität organisiert.

E. Prüfungsausschuss: Besteht aus zwei ordentlichen Mitgliedern, deren Aufgabe es ist, die Konten des Schatzmeisters zu prüfen und eine Stellungnahme zur durchgeführten Finanzverwaltung abzugeben.

3. Ende der Mitgliedschaft
A. Die Mitgliedschaft endet automatisch bei Tod, Kündigung oder zum 1. April des laufenden Jahres wegen nicht (rechtzeitiger) Zahlung des Beitrags.

B. Der Vorsitzende oder sein Stellvertreter ist befugt, ein Mitglied auszuschließen oder einen Antrag auf Eintragung als Mitglied abzulehnen, wenn nach seiner Auffassung berechtigte Gründe dafür vorliegen, die jedenfalls den Fortbestand des Vereins gefährden oder sonstige Gründe nach sich ziehen Schaden nehmen oder zur Diskreditierung des Vereins führen könnten;

C. Der Betroffene kann die Anhörung des Gesamtvorstandes verlangen. Hierfür hat die betroffene Person eine Frist von 2 Wochen, beginnend mit dem Tag, an dem ihr per E-Mail die Mitteilung über den Ausschluss bzw. die Verweigerung der Registrierung zugesandt wird. Nach dieser Widerlegung entscheidet der Vorstand, ob die Ablehnung oder der Ausschluss aufrechterhalten oder zurückgezogen wird;

D. Über die Gründe der Ablehnung bzw. des Ausschlusses wird die betroffene Person per E-Mail informiert;

E. Lässt das betreffende (angehende) Mitglied die Amtszeit verstreichen, ist die Ablehnung bzw. der Ausschluss endgültig.

4. Webmaster
Verwaltet das technische Design der NVTHC-Website und alles, was damit zusammenhängt.

5. Sponsor
Eine Person oder Organisation, die sich finanziell an den Aktivitäten des NVTHC beteiligt und dafür öffentliche Anerkennung in Form einer Namensnennung und/oder Werbung bei Großveranstaltungen erwartet.

6. die Hauptversammlung
A. Eine Jahreshauptversammlung muss innerhalb von 2 Monaten nach Ende des Vereinsjahres stattfinden. Der Vorstand ist dann gegenüber den Mitgliedern rechenschaftspflichtig.

B. Eine Hauptversammlung ist entscheidungsbefugt, wenn die Einberufung und die Tagesordnung den Mitgliedern mindestens 10 Tage vor der Hauptversammlung auf der Website oder per E-Mail bekannt gegeben werden.
Die Tagesordnung der Hauptversammlung muss mindestens folgende Punkte enthalten:
1. Genehmigung des Protokolls der vorherigen Sitzung
2. Bericht des Vorsitzenden über das vergangene Vereinsjahr
3. Mündliche Präsentation des Finanzberichts für das abgelaufene Geschäftsjahr.
4. Bericht des Prüfungsausschusses
5. Genehmigung des Finanzberichts für das vorangegangene Vereinsjahr.
6. Ernennung eines neuen Prüfungsausschusses
7. Wahl der Vorstandsmitglieder
8. Beitragsanpassung
9. Vorlage und Verabschiedung des Haushaltsplans
10. Fragen

C. Die Tagesordnung der Vorstandssitzung richtet sich nach den im Protokoll der vorangegangenen Sitzung genannten Punkten. Nachdem ein Tagesordnungspunkt besprochen wurde, wird der betreffende Punkt automatisch im vorherigen Protokoll genehmigt, es sei denn, es wird Einspruch erhoben. In diesem Fall wird der zu korrigierende Teil in der aktuellen Sitzung protokolliert.

D. Protokolle von Vorstandssitzungen müssen schnellstmöglich, spätestens jedoch 4 Wochen nach Ende der Sitzung, auf der Website des Vereins veröffentlicht werden.

E. Sofern die Hauptversammlung nicht beschließt, dass eine Abstimmung schriftlich erfolgen muss, erfolgen alle Abstimmungen durch Handzeichen der bei der Hauptversammlung anwesenden Mitglieder. Ein Beschluss gilt als durch Handzeichen der Mehrheit der anwesenden Mitglieder gefasst. Bei Stimmengleichheit entscheidet der Vorstand.

7. Das BALV
Ein BALV kann durchgeführt werden:
a. Wenn hierfür nach Auffassung des Vorstandes ein besonderer Grund vorliegt;
B. Wenn mindestens 20 Mitglieder aus besonderem Grund einen schriftlichen Antrag an den Vorstand gestellt haben.

A. Ein BALV ist entscheidungsbefugt, wenn die Einberufung und die Tagesordnung den Mitgliedern mindestens 10 Tage vor dem BALV auf der Website oder per E-Mail bekannt gegeben werden.

B. Sofern das BALV nicht beschließt, dass eine Abstimmung schriftlich erfolgen muss, erfolgen alle Abstimmungen durch Handzeichen. Ein Beschluss gilt als durch Handzeichen der Mehrheit der anwesenden Mitglieder gefasst. Bei Stimmengleichheit entscheidet der Vorsitzende.

8. Ausschüsse
A. Der Vorstand fördert und koordiniert die Organisation von Ausschüssen zu Beginn und während des laufenden Vereinsjahres. Ausschüsse können in vielen Formen auftreten; Ausschuss für kulturelle Veranstaltungen, Tagesaktivitäten, Tennis-/Golfwochenende, Sinterklaas-Feier, Weihnachtsfeier, Neujahrsparty, Fußball, Autorallye, Orangenball, Kinder-Osterparty usw.

B. Ausschüsse haben einen Vertreter/Sprecher, sind aber ansonsten autonom bei der Einrichtung einer Struktur und der Durchführung einer Aktivität im Rahmen der Ziele des NVTHC.

C. Ausschüsse fordern vom Schatzmeister ein Budget an. Der Schatzmeister verteilt das Budget nach Rücksprache mit dem Vorstand und auf der Grundlage des für die jeweilige Aktivität reservierten Teils des Gesamtbudgets.

D. Nach einer Aktivität rechnet der Vorstand mittels einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit dem Schatzmeister ab und überreicht sämtliche Belege. Der Schatzmeister wird hierüber in der nächsten Vorstandssitzung berichten.

9. Ereignisse
Eintrittsgelder für Veranstaltungen.

A. Jedes Mitglied, auch Mitglieder der Sonderkategorie, zahlt den gleichen Betrag für den Eintritt zu Veranstaltungen.

B. Einer Person, die kein Mitglied des NVTHC ist, kann als Einführer die Teilnahme an einer NVTHC-Veranstaltung zum Preis für Nichtmitglieder gestattet werden.

10. Interne Vorschriften
Zu Änderungen und/oder Ergänzungen dieser Ordnung ist ausschließlich der Vorstand berechtigt. Dies erfolgt nach Abstimmung und Rücksprache mit den Mitgliedern.

11. Haftung
Während der vom NVTHC organisierten Aktivitäten haften das NVTHC, seine Direktoren oder die Ausschussmitglieder nicht für erlittene Schäden oder Folgeschäden, die durch Unfall oder Diebstahl von Waren verursacht werden. Der NVTHC, seine Direktoren oder die Ausschussmitglieder können nicht für (Folge-)Schäden Dritter haftbar gemacht werden.

Notiz
Es gibt keine Satzung, da die NVTHC keine formelle juristische Person ist. Dies bedeutet das Fehlen einer Satzung, die normalerweise den Rahmen für interne Regelungen bildet. Für unseren Verein gibt es daher lediglich diese geänderte Geschäftsordnung, die als Richtlinie dient und im Januar 2024 neu in Kraft gesetzt wird. Bis dahin gelten die „alten“ Regelungen, die auf Anfrage erhältlich sind. 

Februar 2023.