Algemene Ledenvergadering op donderdag 26 maart

Ter voorbereiding op de Algemene Ledenvergadering van donderdag 26 maart informeren wij de leden hierbij op heldere en formele wijze over de huidige stand van zaken, het voorstel van het huidige bestuur en de orde waaronder deze vergadering zal plaatsvinden.

1. Waar staan wij nu?

De termijn voor aanmelding van kandidaten voor een nieuw bestuur is verstreken op 14 maart. Binnen deze termijn hebben zich geen kandidaten aangemeld. Dat betekent dat er op 26 maart geen verkiezingen kunnen plaatsvinden. Daardoor blijft (een deel van) het huidige bestuur in functie totdat een werkbare en verantwoorde oplossing is gevonden. Dit betekent niet dat het bestuur ongewijzigd doorgaat. In de tussenperiode zal alleen sprake zijn van een rudimentaire bestuursvoering: uitsluitend zaken die niet kunnen worden stilgezet of die tijdelijk noodzakelijk zijn, worden nog behandeld. Bij de beoordeling van de eerder genoemde kandidatenlijstjes is gebleken dat een bestuursoverdracht niet alleen goede wil vraagt, maar ook enige basiskennis en bereidheid op het gebied van IT, communicatie en privacyverantwoordelijkheid. Die kennis is leerbaar, maar niet zonder interesse en niet zonder overleg met de huidige IT-beheerder. Moderne communicatie moet voldoen aan minimale eisen van zorgvuldigheid en privacy. Ongebreideld e-mails versturen buiten een goede nieuwsbriefstructuur om is niet acceptabel en kan zelfs leiden tot blokkering van e-mailadressen. Indien er geen bestuur beschikbaar komt dat zich ten minste enigszins op deze verantwoordelijkheden wil voorbereiden, betekent dit ook dat de structurele communicatie van de vereniging voorlopig niet normaal kan worden voortgezet.

2. Voorstel van het huidige bestuur

Het voorstel is dat Patrick en Edwin aanblijven als tijdelijk bestuur, tot eind september of uiterlijk eind oktober. Gedurende deze overgangsperiode gelden de volgende uitgangspunten: 

- Er worden in beginsel geen nieuwe uitgaven gedaan.

- Een uitzondering blijft mogelijk voor ziekenbezoek, waarbij Nellie rechtstreeks onder verantwoordelijkheid van Edwin valt.

 - Een beperkt bedrag kan beschikbaar worden gehouden voor Koningsdag, indien deze activiteit daadwerkelijk wordt georganiseerd. 

- De  maandelijkse Chef Cha-bijeenkomsten blijven voorlopig bestaan, naar verwachting maandelijks tot en met juli/augustus.

- In deze periode wordt gewerkt aan een nieuwe lijst van mensen die bereid zijn zelfstandig iets te organiseren, onder duidelijke voorwaarden. Er is inmiddels al een lijst van geïnteresseerden.

- Tussentijds zal via nieuwsbrieven veel informatie worden gedeeld over de stand van zaken, met mogelijkheid tot reactie, discussie en verdere aanpassing van het voorstel. Het doel is om in september te komen tot een sluitend plan voor de toekomstige opzet, werkwijze en regels van de NVTHC.

3. Uitleg bij dit voorstel

Dit voorstel biedt een eenvoudige manier van besturen en organiseren van de NVTHC. De kern is nuchter en realistisch: op dit moment heeft niemand zich daadwerkelijk beschikbaar gesteld om bestuurstaken op zich te nemen. Daarom moet de vraag worden gesteld of de vereniging nog wel op de traditionele manier bestuurd moet worden. De NVTHC functioneert in de praktijk vooral als een activiteitenclub. Dat is ook haar kracht. Daarom ligt het voor de hand om te kiezen voor een lichtere en modernere opzet, waarin activiteiten centraal staan en het bestuur een beperktere rol krijgt. Het uitgangspunt is eenvoudig: wie een activiteit wil organiseren die op redelijke wijze bijdraagt aan de vereniging en van betekenis is voor de leden, moet daarvoor ruimte kunnen krijgen. De vereniging voert daarbij alleen een beperkte toets uit. Er wordt gekeken of een initiatief: ethisch verantwoord is, juridisch toelaatbaar is, in Thailand acceptabel is, en redelijk is in opzet, datum en uitvoering. De vereniging mengt zich in beginsel niet in de inhoudelijke organisatie, zolang een activiteit behoorlijk en zonder misleiding of wanbeheer wordt opgezet. Ook de financiële verantwoordelijkheid ligt bij de organisator zelf. Activiteiten dienen in beginsel autonoom en financieel sluitend te zijn, in elk geval voor de periode na september. De vereniging ondersteunt in principe niet financieel, behalve wanneer het bestuur in uitzonderlijke gevallen besluit dat beperkte ondersteuning wenselijk is. Verder geldt: Er wordt alleen verder gewerkt vanuit een goede, moderne en betrouwbare IT-opzet. Daarvoor is wel minimale gebruikerskennis nodig. Iedereen die als Nederlander iets voor Nederlanders in Thailand wil organiseren, moet in beginsel een kans kunnen krijgen, mits gebruik wordt gemaakt van eenvoudige formats en duidelijke invoer.  Deze nieuwe opzet wordt via nieuwsbrieven met de leden gedeeld, waarbij reacties en bruikbare input zoveel mogelijk direct worden verwerkt. Er zijn nu al ongeveer acht geïnteresseerden voor verschillende activiteiten, variërend van wandelingen en ziekenbezoek tot ondersteuning van nieuwkomers in Hua Hin. Op deze manier wordt het bestuur ontlast. De rol van een toekomstig bestuur wordt dan kleiner, duidelijker en beter uitvoerbaar: toezicht houden, externe contacten onderhouden, IT en communicatie beheren, en alleen die zaken oppakken die echt centraal geregeld moeten worden.

4. Regels rondom de Algemene Ledenvergadering

Voor de vergadering van 26 maart gelden de volgende uitgangspunten:

- Er zijn geen verkiezingen. Die kunnen niet plaatsvinden, omdat er geen aanmeldingen zijn en ook geen regeling is getroffen voor machtigingen en formele verkiezingsprocedures.

- De vergadering dient ordelijk en respectvol te verlopen. Er mag geen ruzie of wanorde ontstaan. Indien de vergadering dreigt te ontaarden in oproer, scheldpartijen of onbeheersbare verstoring, zal de vergadering worden geschorst of beëindigd.

- Ieder lid mag zijn of haar mening geven, mits dit gebeurt met inachtneming van normale gedragsregels, respect voor anderen en de waardigheid van de vergadering.

- Tijdens deze vergadering kunnen geen ingewikkelde nieuwe voorstellen worden ingebracht die niet vooraf zijn voorbereid en gedeeld. Indien zulke voorstellen toch naar voren komen en nadere uitwerking nodig hebben, ligt verdaging voor de hand.

5. Slot

Het voorliggende voorstel is geen ideaalbeeld, maar een poging om in een moeilijke bestuurlijke situatie op een redelijke, nette en toekomstgerichte manier verder te gaan. Het doel is rust te bewaren, het verenigingsleven niet onnodig stil te leggen en tegelijk ruimte te maken voor een modernere en werkbaardere opzet, waarin initiatief van leden centraal staat, binnen duidelijke grenzen van zorgvuldigheid, ethiek, wetgeving en praktische uitvoerbaarheid.

De leden worden verzocht dit voorstel in die geest te beoordelen, voor aanvang van de vergadering op donderdag om 18.00 uur.

Dit is een nieuwsbrief van de NVT HUA HIN Club. U ontvangt deze nieuwsbrief omdat u wel eens contact heeft gehad met de NVT. Deze wordt telkens aan leden, maar soms ook aan een wijdere kring verstuurd. Als u geen prijs stelt op volgende edities, klik dan hier om u af te melden.